Формирование и оформление дел

Как происходит формирование дел

Дело

- это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (п. 2.2.2.71 ГОСТ51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. №28).

Формирование дел

- это группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

• распределение документов по папкам (делам) и подшивка их в личное дело;
• расположение документов внутри дела в определенной последовательности;
• оформление дела.

Формирование дел значительно ускоряет и облегчает окончательное оформление дел перед сдачей в архив.

Кто в фирме должен заниматься формированием дел?

Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном подразделении фирмы. Контролирует формирование дел служба делопроизводства фирмы. Если фирма небольшая, то все ее дела могут формироваться в службе делопроизводства (общем отделе, канцелярии, секретариате). При отсутствии такой службы обязанность по формированию всех дел фирмы может возлагаться на секретаря или делопроизводителя.

Периодом формирования дел служит календарный год. Однако есть дела, которые ведутся на протяжении нескольких лет. Это, например, дела, в которых содержатся документы по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников (одно личное дело ведется в течение всех лет работы).

В конце календарного года нужно завести столько папок, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел. На обложки папок из номенклатуры переносятся заголовки дел и индексы, а на корешках проставляются только индексы. После этого в папки можно помещать документы будущих дел. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

Правила формирования дел

Есть несколько правил, которыми нужно руководствоваться, чтобы оформление дел было упорядоченным и четким. Они установлены пунктом 3.5 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Вот эти правила:

• подшивайте в дела только те документы, что предусмотрены номенклатурой. Если в течение года появляются какие-либо не предусмотренные номенклатурой документы, формируйте их в отдельные дела (для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера, см. главу «Номенклатура дел»);
• подшивайте документы в дела только после их исполнения, ведь неисполненный документ может еще понадобиться для работы, а изъять его из подшивки будет сложно;
• подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться;
• подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Многочисленные экземпляры и копии засоряют дела. Исключение могут составлять экземпляры со служебными пометками, визами и т. п.;
• в деле должно быть не более 250 листов. Слишком объемными делами неудобно пользоваться. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).

Как оформить дело при сдаче в архив

Пока дело находится в оперативном хранении в службе делопроизводства, оно оформлено лишь частично (обложка, подшивка). Но перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно, а именно:

• составить внутреннюю опись;
• составить заверительную надпись (лист-заверитель);
• подшить (переплести) дело;
• пронумеровать листы дела;
• оформить обложку.

Архивное хранение документов предусмотрено основными правилами работы архивов организаций, подготовленными ВНИИДАД и одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. В этом случае не нужно нумеровать листы в делах, подшивать лист-заверитель дела и помещать дело в жесткий переплет.

Внутренняя опись - это оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Она содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Форма внутренней описи приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива 6 февраля 2002 г).

Заверительная надпись (лист-заверитель дела) учитывает количество листов в деле и фиксирует особенности их нумерации. Кроме того, все изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе дела, который располагается в конце каждого дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Форма листа-заверителя дела приведена в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций.

Подшивка в папку скоросшиватель или переплет В жесткую обложку обеспечивает сохранность документов, включенных в дело.

Как правильно переплести дело?

Как правило, для переплета документов фирма приглашает специалиста. Но можно переплести дело и самостоятельно. Прежде всего вам необходимо по левому полю пачки документов, составляющих дело, сделать четыре прокола. Обычно отверстия проделывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.

Нумерация листов необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения. Количество листов в деле указывают на обложке. Необходимо пронумеровать все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Номера листов проставляются в правом верхнем углу простым карандашом.

Если при нумерации листов будет допущена ошибка, можно ли стереть номера ластиком и написать новые?

Этого делать не следует, поскольку для исправления ошибочно проставленных номеров существует особый порядок. Старые номера зачеркните и рядом поставьте новые. Если вы обнаружите непронумерованные страницы, поставьте на них дополнительные (литерные) номера. Они содержат порядковый номер предыдущего листа и буквенное обозначение, например 13а, 37а, 71а, 71б. Литерные номера необходимо будет перечислить в соответствующей графе листа-заверителя дела.

ОБЛОЖКА каждого дела оформляется по установленной форме (приведена в приложении И Основных правил работы архивов организаций). На ее верхнем поле указывается в именительном падеже наименование фирмы. После чего нужно указать наименование структурного подразделения. На обложке напишите также порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре.

На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Почти всегда датой дел являются крайние даты документов дела. И не забудьте указать количество листов в деле. Эти сведения проставляются на обложке под графой «Дата».

Какое название фирмы указывать на обложке дела, если в течение периода, пока ведется дело, фирма была переименована?

В этом случае на обложке приводятся оба названия. Прежнее название возьмите в скобки, а рядом напишите новое.

Пример

На инспектора по кадрам ЗАО «Альфа» А.Н. Рыбакову возложена обязанность по оформлению дел отдела кадров, в том числе и личных дел сотрудников. Обложки, внутренние описи и листы-заверители дел она оформляет таким образом.