Номенклатура дел

Для чего нужна номенклатура дел

Номенклатура дел

- это систематизированный перечень заголовков дел фирмы с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введен в действие постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28).

Номенклатура дел - один из основных документов, который должен быть разработан в фирме. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, где и в течение какого времени они должны храниться.

Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:

• вести учет дел, заведенных в течение года в фирме и в ее структурных подразделениях;
• формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);
• вести индексацию дел;
• составлять описи при сдаче в архив документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• вести учет в архиве документов временного хранения (до 10 лет).

Что включается в номенклатуру дел

В номенклатуре дел содержатся заголовки дел (папок) ВСЕХ ДОКУМЕНТОВ, с которыми работает фирма (входящих, исходящих, внутренних). А также справочные и регистрационные материалы - картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов. В номенклатуру НЕ ВКЛЮЧАЮТСЯ заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов).

Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей фирмы. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.

Виды номенклатуры дел

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом и предусматривает обязательный перечень дел, документационное обеспечение, которые заводятся в однотипных организациях. Как правило, типовая номенклатура дел разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций, например, в министерствах и ведомствах. Для рядовых организаций, подчиненных этим структурам, она служит образцом при создании единой системы ведения документов.

Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой номенклатурой. Она также разрабатывается для однотипных организаций, однако имеет только рекомендательный характер. Это означает, что подведомственным организациям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему хранения документов, документоведение.

В каждой фирме разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у фирмы нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.

Сколько копий должно быть у номенклатуры дел?

Утвержденная в организации номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров, но как минимум их должно быть четыре. При этом ее первый (подлинный) экземпляр хранится в службе делопроизводства фирмы как документ постоянного хранения. Второй экземпляр номенклатуры дел используется этой же службой в качестве рабочего экземпляра, третий передается в архив фирмы как учетный документ, четвертый направляется на хранение в государственный архив. Каждая служба фирмы получает выписку из номенклатуры дел, на основании которой и происходит формирование исполненных ею документов в самостоятельные дела.

Как подготовить номенклатуру дел

Номенклатура дел разрабатывается и утверждается в фирме в конце каждого календарного года, а в действие вводится с января очередного года. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства фирмы (общий отдел, канцелярия, секретариат). Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов фирмы части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму. А затем согласовать документ с экспертной комиссией компании и с архивной службой (экспертная комиссия создается в фирме для определения ценности документа и состоит, как правило, из штатных сотрудников). После того как проект номенклатуры дел получит одобрение специалистов, свою подпись на нем должен поставить руководитель службы делопроизводства. В окончательном варианте документ утверждает руководитель фирмы, проставляя на нем гриф утверждения.

Как разработать номенклатуру дел в отделе кадров

Номенклатура дел, которую разрабатывает отдел кадров, - это часть единой номенклатуры дел фирмы. Составляется она по тем же правилам, что и единая номенклатура. Унифицированную форму номенклатуры дел вы найдете в приложении 7 к Основным правилам работы архивов организаций, подготовленным ВНИИДАД и одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Содержание номенклатуры дел оформляется в виде таблицы. Шапка этой таблицы состоит из пяти основных разделов:

• индекс дела;
• заголовок дела;
• количество единиц хранения;
• срок хранения и номер статьи по перечню;
• примечание.

Выглядит таблица так.
Образцы документов. Пример формы документов.

Графы заполняются в следующей последовательности – №1, 2, 4, 5. Данные в графу №3 заносятся в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда становится известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

Можно ли составить номенклатуру дел отдела кадров, если в фирме нет общей номенклатуры дел?

Можно. Сначала подготовьте и оформите проект номенклатуры дел кадровой службы. Форму номенклатуры дел структурного подразделения вы найдете в приложении 8 к Основным правилам работы архивов организаций, подготовленным ВНИИДАД и одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В качестве примера для систематизации можно использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, суказанием сроков хранения (утвержден Росархивом от 6 октября 2000 г.). Затем передайте его руководителю фирмы на утверждение, но предварительно обоснуйте для директора важность номенклатуры дел. А когда проект будет утвержден, постепенно наводите порядок на своем участке в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Что писать в каждой графе номенклатуры дел

В графе 1 проставляются индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 05-07, где 05 -код кадровой службы по штатному расписанию, 07 - порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделяются дефисом. Впоследствии индексы дел переносят из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив на обложку дела. Индекс дела - это своеобразный шифр, который определяет порядок хранения документов и помогает найти нужное дело. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, вносятся в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета.

В графе 2 в определенной последовательности располагаются заголовки дел. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале перечисляются заголовки дел, содержащих организационную документацию, - положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор. Далее идут заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, - приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках. Затем идут заголовки дел с учетной и справочной документацией - личные карточки формы № Т-2, графики отпусков, журналы учета работников, направляемых в командировки, и т. д. Завершают перечень официальная внутренняя переписка (докладные, объяснительные записки, представления) и журнал регистрации.

После того как в номенклатуре перечислены заголовки всех существующих дел, в графе 1 проставьте еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе 2 оставьте свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года.

В каком порядке располагать заголовки дел внутри основных массивов (организационные, распорядительные, справочные документы)?

При систематизации заголовков дел нужно обязательно соблюдать принцип иерархии. Например, заголовки дел, содержащих приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя фирмы, затем размещаются распоряжения его заместителей. Переписку с вышестоящими организациями помещают перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными) фирмами. Докладные записки на имя руководителя фирмы размещаются перед докладными записками на имя руководителей структурных подразделений. Годовые отчеты и планы - перед квартальными и месячными и т. д.

Как правильно формулировать заголовки номенклатуры дел?

Заголовок должен четко отражать основное содержание и состав документов дела. Не употребляйте некорректные формулировки («разные материалы», «факсы», «приказы руководителя», «общая переписка»). Не нужно в качестве заголовка дела употреблять фамилии должностных лиц («распоряжения директора Т.И. Петрова»), применять вводные слова и сложные синтаксические обороты. Составляя заголовки для номенклатуры дел, не забудьте указать:

• Название дела (переписка, журнал, книга) или разновидность документов, которые оно содержит (протоколы, приказы, справки, докладные записки);
• Автора документов - фирмы, структурного подразделения, должностного лица;
• Адресата или корреспондента документов - организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;
• краткое содержание документов дела;
• Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• Дату (период), к которой относятся документы дела;
• число копий документа.

В графе 4 указывается срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Заполняя эту графу, помните, что номенклатура должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год. При этом личные дела сотрудников независимо от их количества вносятся в номенклатуру как одно дело или как два дела, например «Личные дела руководящих работников» и «Личные дела работников».

Основанием для такого разделения служат разные сроки хранения: личные дела руководителей хранятся постоянно, а личные дела сотрудников имеют ограниченный срок - 75 лет. Как одно дело в номенклатуру включаются личные карточки сотрудников (форма №Т-2), а также трудовые книжки. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которые ведутся в кадровой службе (см. главу «Регистрация документов»).

Что означает отметка «ЭПК» в Перечне типовых управленческих документов, которая иногда стоит рядом со сроком хранения документа?

Отметка «ЭПК» означает «экспертно-проверочная комиссия». Она ставится в тех случаях, когда речь идет о делах, для которых установлен предварительный, а не окончательный срок хранения. В качестве примера можно привести дела, содержащие личные карточки сотрудников, протоколы заседания аттестационных комиссий, приказы по личному составу.

В ГРАФЕ 5 номенклатуры («Примечание») ставятся отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и др. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 13.01.2006», «Ответственный за формирование дела Петров П.И.» или «Подлинники документов хранятся в общем отделе». Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.

По окончании календарного года служба делопроизводства фирмы составляет ИТОГОВУЮ ЗАПИСЬ О количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, сообщаются в ведомственный архив, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности сотрудника, ее сделавшего, даты, подписи, расшифровки подписи. Форму итоговой записи к номенклатуре дел вы найдете в приложении 7 к Основным правилам работы архивов организаций, подготовленным ВНИИДАД и одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Пример

Инспектор по кадрам ЗАО «Альфа» А.Н. Рыбакова составила номенклатуру дел своего подразделения, которая стала впоследствии частью единой номенклатуры фирмы. Документ выглядел таким образом.