Документооборот

Из чего состоит документооборот

Документооборот - это движение документов фирмы с момента их создания или получения до того момента, как они будут исполнены или отправлены. Он складывается из трех частей (документопотоков), которые представлены в таблице.

Организация документооборота

В фирме необходимо на локальном уровне закрепить порядок работы со сложившимися потоками документов. Документооборот предприятия, как правило, закладывается в уставе, учредительном договоре, положениях об отделах. Более подробно схема документооборота описывается в инструкции по делопроизводству фирмы.

Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие к приказам по основной деятельности?

К приказам по личному составу относятся приказы, при помощи которых документируют движение персонала - прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. Остальные относятся к приказам по основной деятельности. Все приказы по личному составу делятся на две группы: со сроком хранения 75 лет и со сроком хранения 5 лет. В первую группу входят приказы о приеме, увольнении, переводах, поощрениях, изменении анкетных данных (например, фамилии), длительных командировках. Ко второй группе относятся приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках в пределах России. Такое разделение закреплено в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.)

Работа с входящими документами

Обработкой входящей корреспонденции занимается, как правило, специально уполномоченный сотрудник - секретарь, делопроизводитель, кадровик, если на него возложены такие функции. Или специальное подразделение (канцелярия, общий отдел и т. п.). Документы могут поступать в фирму по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

• прием;
• сортировка;
• рассмотрение руководством;
• направление исполнителям.

Сначала нужно проверить правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем конверты вскрывают и проверяют комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, нужно сообщить об этом отправителю. На входящих документах проставляются дата поступления и порядковый учетный номер. Затем документы нужно отсортировать по исполнителям.

Документы, адресованные руководителю фирмы или фирме, передаются секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные в структурные подразделения, забирают и регистрируют соответствующие секретари.

Нужно ли уничтожать конверты или их следует подшивать в дело вместе с письмами?

По общему правилу конверты уничтожают. Их сохраняют и подшивают вместе с письмом в дело только в случаях, если:

• на вложенном документе нет обратного адреса и фамилии отправителя;
• необходимо сохранить почтовый штемпель, чтобы впоследствии подтвердить по нему дату получения документа;
• на конверте нет пометки «лично», а вложенный документ носит личный характер;
• полученная корреспонденция требует доплаты.

Нужно ли вскрывать документы с пометкой «лично»?

Такие документы не вскрываются и не регистрируются, а сразу передаются адресату. Если личных документов много, можно их регистрировать, не вскрывая (то есть проставлять дату и номер прямо на конверте). Руководитель может доверить вам вскрывать личную корреспонденцию, но для этого он должен дать письменное или устное распоряжение.

Работа с исходящими документами

Если нужно подготовить ответ на входящий запрос, то работа над ним строится по такой схеме:

• исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;
• проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;
• исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;
• заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;
• ответ передается для отправки.

Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов - запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:

• проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);
• проверить наличие необходимого числа копий;
• уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы нужно вернуть исполнителю на доработку.

Работа с внутренними документами

Она строится по той же схеме, что и работа с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение документ не отправляется из фирмы, а передается на исполнение ответственным сотрудникам. Документы, затрагивающие права и интересы сотрудников, а также распорядительные документы рекомендуется визировать у юриста, а все финансовые документы – у главного бухгалтера. Виза руководителя отдела кадров нужна на приказах по личному составу.

Пример

В Инструкции по делопроизводству ЗАО «Альфа» график документооборота закреплена таким образом.

Основные принципы системы электронного документооборота
• Однократная регистрация документа
• Возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа
• Единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов
• Эффективно организованная система поиска документа
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота.