Дубликат трудовой книжки

В каких случаях оформляется дубликат

Дубликат трудовой книжки - это ее повторный экземпляр, имеющий равную с первым экземпляром юридическую силу. Дубликат нужно оформить сотруднику, если:

• трудовая книжка утеряна;
• трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
• в трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В этом случае сотруднику выдается дубликат, в который переносятся все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ вы обязаны оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления (п. 31 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»). Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, нужно попросить у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. Вы должны оказывать сотруднику содействие в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы (п. 7.2 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Если сотрудник просит вместо утерянной трудовой книжки оформить ему не дубликат, а новую трудовую книжку, не соглашайтесь на его просьбу, иначе вы нарушите закон.

В этом случае негативные последствия ожидают и сотрудника - ведь в Пенсионном фонде РФ заметят, что бланк трудовой книжки выпущен в обращение позже, чем датированы записи, содержащиеся в нем. Это вызовет подозрения в подлинности документа и сотруднику придется предъявлять дополнительные справки, подтверждающие наличие у него трудового стажа.

Что делать, если сотруднику оформили дубликат взамен утерянной трудовой книжки, а через некоторое время книжка нашлась?

По нашему мнению, в этом случае следует работать с дубликатом, а трудовую книжку так и считать утерянной и вернуть ее сотруднику. Дело в том, что в книге учета движения трудовых книжек делается запись о том, что трудовая книжка утеряна, а вместо нее выдан дубликат. И поскольку факт утраты трудовой книжки зафиксирован, оригинал лишается юридической силы.

Как оформить дубликат трудовой книжки

В дубликат трудовой книжки вносятся следующие сведения:

• о сотруднике (на титульный лист дубликата);
• об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную фирму, подтвержденном соответствующими документами;
• сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы (п. 32 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

Что делать, если сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы?

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат вносятся только имеющиеся сведения (п. 32 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»). Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу заработной платы и т. п.

Дубликат оформляется на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу пишется слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполняется титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Далее в разделе «Сведения о работе» (графа 3) отражается общий и непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в фирму. Причем общий стаж записывается суммарно: просто указывается количество лет, месяцев, дней без уточнения фирмы, периодов работы и должности сотрудника.

После этого общий и непрерывный стаж записывается по отдельным периодам работы. В графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 - наименование фирмы, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 ставится дата прекращения трудового договора, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата после каждой записи указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого она внесена.

После того как раздел «Сведения о работе» заполнен, внизу листа свои подписи ставят сотрудник кадровой службы и владелец трудовой книжки, и записи заверяются печатью фирмы или кадровой службы.

Пример

Бывшая сотрудница ЗАО «Альфа» М.С. Ильина потеряла трудовую книжку. Устроиться на новую работу она еще не успела, поэтому за оформлением дубликата пришла в отдел кадров ЗАО «Альфа». Инспектор по кадрам оформила дубликат таким образом.