Записи о работе в трудовой книжке

Как правильно делать записи

В период работы сотрудника в фирме в его трудовую книжку вносятся записи о переводах, обучении, награждениях, совместительстве (по желанию сотрудника), увольнении. Производятся записи об изменениях в наименовании должностей (если они меняются в квалификационных справочниках и штатном расписании), об установлении сотруднику второй и последующих профессий, специальности, разряда, квалификации. Если во время работы сотрудника в фирме ее наименование меняется, об этом также нужно сделать запись в трудовой книжке (раздел 3 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Оформление трудовой книжки

Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) руководителя фирмы не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (п. 10 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Какие-либо сокращения слов в трудовой книжке не допускаются. Нельзя, например, писать «пр.» вместо «приказ», «ТК РФ» вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации». Помните, что записи в трудовой книжке нужно делать аккуратно, перьевой, ге-левой или шариковой ручкой, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цветов (п. 1.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Ни в коем случае не пишите в трудовой книжке карандашом, капиллярной ручкой (фломастером), ручкой с красными, зелеными и другими цветными чернилами. Такие записи впоследствии могут стать нечитаемыми, и сотруднику придется подтверждать справками период работы, в который они были сделаны.

Если в момент заполнения трудовой книжки у вас внезапно закончились чернила, подберите точно такие же. А еще лучше сразу сделайте запас ручек, которыми будете заполнять все трудовые книжки. Если записи одного периода работы сделаны разными по тональности чернилами, это вызовет у специалистов Пенсионного фонда подозрение в подлинности записей, а сотруднику придется подтверждать этот период работы справкой.

Какие записи о работе в трудовой книжке нужно заверять подписями и печатью?

Только записи об увольнении с работы. После записи об увольнении ставятся печать фирмы (кадровой службы), подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись владельца книжки. Помните, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью надо ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»). Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Перевод на другую работу

В трудовую книжку вносятся только записи о переводе на другую ПОСТОЯННУЮ работу (п. 4 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»). Временный перевод по производственной необходимости в трудовой книжке отражать не нужно. Перевод к другому работодателю отражается в трудовой книжке двумя записями: об увольнении с прежней работы и о приеме на новую (см. главу «Перевод к другому работодателю»). При этом в записи об увольнении переводом нужно указать, в каком порядке производится перевод - по просьбе сотрудника или с его согласия (п. 6.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Пример
Инспектор по кадрам ЗАО «Альфа» А.Н. Рыбакова внесла в трудовые книжки разных сотрудников записи о переводах на другую работу. Записи были оформлены таким образом.

Перевод на другую должность в том же структурном подразделении

Перевод на другую должность в другое структурное подразделение

Обучение, получение второй профессии и нового разряда

Во время работы в фирме сотрудник может повышать свою квалификацию - посещать курсы, семинары, тренинги. Запись об обучении производится в разделе «Сведения о работе». В трудовую книжку следует вносить только записи о ДЛИТЕЛЬНОМ ОБУЧЕНИИ и продолжительных стажировках (от трех месяцев и более). Во-первых, если делать записи обо всех краткосрочных семинарах, которые посетил сотрудник, в трудовой книжке просто не останется места для более важной информации. А во-вторых, это затруднит подсчет трудового стажа и вызовет большое количество счетных ошибок.

Если сотруднику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), то об этом также нужно сделать запись в разделе «Сведения о работе». Установление второй и последующей профессии, специальности, квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или других категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (п. 3.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Нужно ли заполнять графу 4 раздела «Сведения о работе», если делается запись об обучении, присвоении второй профессии, разряда?

Да, нужно. В графе 4 раздела «Сведения о работе» необходимо указать соответствующий документ (свидетельство, удостоверение, сертификат и т. п.), его номер и дату.

Пример
Сотрудница ЗАО «Альфа» И.Л. Мухина прошла обучение на шестимесячных курсах, а сотрудник Е.И. Савельев получил вторую профессию. Инспектор по кадрам внесла соответствующие записи в их трудовые книжки.

Обучение

Присвоение нового разряда и получение второй профессии

Совместительство

Записи о работе по совместительству производятся по основному месту работы на основании СПРАВКИ ИЛИ КОПИЙ ПРИКАЗОВ О работе по совместительству (о приеме и увольнении). Принимайте от сотрудника только надлежащим образом заверенные копии. На копии должны стоять заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Часто кроме этого присутствует еще печать фирмы или службы кадров (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).

Если внутренний совместитель оформляется на основную работу, можно ли сделать в трудовой книжке запись о переводе?

Нет, в этом случае необходимо расторгнуть трудовой договор о работе по совместительству, а затем заключить другой договор, об основной работе. В трудовую книжку нужно внести две записи: об увольнении и о приеме на работу.

Пример
Инспектор по кадрам ЗАО «Альфа» А.Н. Рыбакова сделала в трудовых книжках разных сотрудников записи о работе по совместительству. Они выглядели таким образом.

Внешнее совместительство в текущий период

Внешнее совместительство в предшествующий период

Внутреннее строительство

Увольнение

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, за исключением случаев, когда сотрудник не работал, но за ним в соответствии с законом сохранялось место работы или должность (ст. 84.1 ТК РФ). Именно этим днем нужно датировать запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника (п. 5.1 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Если сотрудник увольняется по собственному желанию по причинам, с которыми законодательство связывает определенные льготы и преимущества (например, в связи с уходом за ребенком в возрасте до 14 лет), то запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (п. 5.6 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

В записи об увольнении важно правильно сделать ссылку на закон. В Трудовом кодексе РФ есть несколько статей, предусматривающих одни и те же основания для увольнения. Поэтому в «Инструкции по заполнению трудовых книжек» (пункты 5.2-5.5) четко сказано, на какие статьи следует делать ссылки в том или ином случае. В записи об увольнении не забывайте указывать части и пункты статей Трудового кодекса (ст. 84.1 ТК РФ). Информация об этом представлена в таблице ниже.

Кто заверяет запись в трудовой книжке об увольнении, если нет начальника кадровой службы?

В соответствии с пунктом 35 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» записи в трудовых книжках может заверять руководитель фирмы (генеральный директор) или уполномоченное им лицо. Директор может либо сам заверять трудовые книжки сотрудников, либо приказом назначить сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Какую статью Трудового кодекса РФ указывать в качестве основания для увольнения

Пример
Инспектор по кадрам ЗАО «Альфа» А.Н. Рыбакова внесла в трудовые книжки разных сотрудников записи об увольнении. Они были оформлены таким образом.

Увольнение по инициативе работника

Увольнение по инициативе работодателя

Увольнение по соглашению сторон

Прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон

Награждения

В трудовую книжку нужно записывать следующие сведения о награждениях (поощрениях):

• о награждении государственными наградами, в том числео присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 24 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

Не следует вносить в трудовую книжку сотрудника сведения о премиях, предусмотренных системой оплаты труда. Это загромождает трудовую книжку и приводит к появлению многочисленных вкладышей, что создает неудобства в работе (п. 25 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

Пример
Секретарь директора ЗАО «Альфа» Е.В. Иванова дважды за период работы в фирме была награждена за успехи в работе. Инспектор по кадрам внесла следующие записи в ее трудовую книжку.

Сведения о награждениях