- это организационно-правовой документ, в котором определяются трудовая функция сотрудника, его права, обязанности и ответственность. Она составляется по каждой штатной должности.
Обязательны ли должностные инструкции?
Должностная инструкция - документ не обязательный. Однако не следует им пренебрегать, поскольку должностные инструкции не только помогают сотрудникам четко ориентироваться в своих обязанностях, но и позволяют избежать трудовых споров.
Преимущества и недостатки должностной инструкции
Недостатки
Преимущества
Сложность в разработке должностной инструкции, отражающей фактические обязанности
Без должностной инструкции практически невозможно расторгнуть трудовой договор по инициативе администрации в связи с несоответствием занимаемой должности
Без должностной инструкции сотрудника невозможно корректно провести аттестацию персонала
При наличии должностной инструкции трудовые споры часто решаются без привлечения государственных органов
Описание ответственности и обязанностей позволяет избежать дублирования функций внутри фирмы, правильно провести реструктуризацию (объединение, разделение отделов и др.)
Должностные инструкции помогают равномерно распределить обязанности между сотрудниками с похожими должностями (например, должностные инструкции главного бухгалтера и должностная инструкция бухгалтера)
Должностная инструкция помогает сотруднику лучше планировать свою работу
Инструкция помогает администрации фирмы доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно
Нужно ли составлять на каждого сотрудника именные должностные инструкции?
Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. В этом случае составлять именные инструкции не нужно. Если же сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному. Если такой возможности у вас нет, тогда необходимо составить именные должностные инструкции.
Нужно ли составлять должностные инструкции на рабочих?
Должностные инструкции рабочих не составляются. Но для них могут быть составлены рабочие инструкции, в которых раздел «Должностные обязанности» будет заменен на раздел «Функциональные действия». Рабочие инструкции можно составить на основании Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (утвержден постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367) и Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (необходимый выпуск).
Что включить в должностную инструкцию
Типовая должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:
Общие положения. В этом разделе обычно указывают:
название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы сотрудника (квалификационные требования);
непосредственная подчиненность;
порядок назначения и освобождения от должности;
наличие и состав подчиненных;
порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности;
Права. Этот раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей;
Должностные обязанности. Здесь приводятся все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении;
Ответственность. В этом разделе принято конкретизировать случаи дисциплинарной ответственности в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.
Разрабатывать должностные инструкции будет проще, если принять специальный локальный акт-Положение о порядке разработки, утверждения и введения в действие должностных инструкций.
Этот документ не обязателен, но он поможет вам упорядочить работу над инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. В Положении подробно опишите правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций сотрудников, приведите требования к содержанию инструкций, укажите, кто будет отвечать за разработку этих документов.
Чем пользоваться при составлении должностных инструкций
При составлении должностных инструкций пользуйтесь Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). Правила использования квалификационных характеристик для составления должностных инструкций вы найдете в Порядке применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9). Существуют рекомендации по составлению должностных инструкций для отдельных государственных учреждений, например Рекомендации по разработке должностной инструкции, утвержденные приказом Госкомэкологии России от 10 декабря 1997 г. № 552 «О системе управления охраной труда в организациях». Ими тоже можно пользоваться при разработке инструкций.
Можно ли в должностной инструкции закрепить обязанности, не связанные с прямой трудовой функцией сотрудника?
В соответствии со статьей 60 Трудового кодекса РФ нельзя требовать от сотрудника выполнять работу, не обусловленную трудовым договором. Значит, если в трудовом договоре нет указаний на какие-либо дополнительные обязанности, не следует закреплять их и в должностной инструкции. Если сотрудник принимается для выполнения разнородных функций, можно ввести в штатное расписание комплексные должности. Например, должностная инструкция юриста, кадровика, бухгалтера должна соответствовать должности «специалист по правовым и экономическим вопросам». Тогда в должностной инструкции нужно закрепить все обязанности по такой комплексной должности.
Но помните, что, если по должности предусмотрены льготы или ограничения, ее наименование должно строго соответствовать тарифно-квалификационным справочникам (ст. 57 ТК РФ).
В каком порядке принимается должностная инструкция
Проекты должностных инструкций, как правило, разрабатывают руководители структурных подразделений совместно со специалистами отдела кадров. Затем проекты нужно направить на визирование в юридический отдел фирмы или юрисконсульту, который проверит должностные инструкции на соответствие законодательству, а также посмотрит, согласуются ли их положения с трудовыми договорами сотрудников. После того как будут внесены все правки, генеральный директор фирмы или другое уполномоченное лицо утверждает должностную инструкцию.
С этого момента сотрудников при приеме на работу нужно знакомить под расписку с должностной инструкцией и выдавать один экземпляр на руки. Сотрудникам, которые уже работают в фирме, также необходимо выдать инструкции и попросить расписаться за ознакомление.
Составляйте должностную инструкцию в двух экземплярах. Один выдавайте работнику, другой экземпляр храните в отделе кадров.
Каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа. Это необходимо в случае конфликтных ситуаций. Кроме того, вы можете посоветовать работнику хранить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы он мог сверяться с ней в процессе работы.
Пересматриваются должностные инструкции по мере необходимости. Ввод в действие должностной инструкции, а также изменений и дополнений к ней осуществляется приказом руководителя организации.
В какой форме нужно знакомить сотрудника с должностной инструкцией?
Вариантов несколько. Можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Можно прикладывать к инструкциям лист ознакомления. Но наиболее распространенный вариант - когда сотрудник расписывается на самой инструкции, на обоих ее экземплярах, а также ставит дату ознакомления. К тому экземпляру, который остается в отделе кадров, можно подшить несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (генерального директора, начальника отдела кадров и т. п.).
Пример
Инспектор по кадрам ЗАО «Альфа» составила должностную инструкцию для начальника отдела кадров. Документ выглядел таким образом.
