Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора

Временное исполнение обязанностей руководителя фирмы требуется в случаях, когда он по каким-то причинам отсутствует (болеет, находится в командировке, отпуске и т. п.). Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности генеральный директор возлагает на другого сотрудника. В этом случае он должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя фирмы на этого сотрудника.

Порядок временного замещения руководителя рекомендуется прописать в УСТАВЕ фирмы и в трудовых договорах с генеральным директором, его заместителем. Если в уставе подробно прописана вся процедура, то издания отдельного приказа не требуется.

Нужно ли заключать с сотрудником, который не является штатным заместителем генерального директора, дополнительное соглашение к трудовому договору о временном исполнении его обязанностей?

Все будет зависеть от того, как именно оформлено временное исполнение обязанностей. Если при этом сотрудник не освобождается от своей основной работы, то исполнение обязанностей можно поручить ему с его письменного согласия (ст. 60.2 ТК РФ). При этом рекомендуется заключить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописать все обязанности по замещаемой должности, установить срок замещения, определить размер доплаты. Но есть и другой вариант оформления таких отношений - через временный перевод на другую работу для замещения временно отсутствующего сотрудника (ст. 72.2 ТК РФ). В этом случае также нужно оформить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, поскольку такой перевод происходит по соглашению сторон. В качестве срока перевода в соглашении укажите: «До выхода генерального директора на работу» (ст. 72.2 ТК РФ) Запись в трудовую книжку ни в том, ни в другом случае делать не нужно.

Пример

В уставе ЗАО «Альфа» временное исполнение обязанностей генерального директора прописано таким образом.

От чьего имени исполняющий обязанности должен подписывать документы - от своего или от имени генерального директора?

Исполняющий обязанности генерального директора должен подписывать документы от своего имени, поскольку ему официально делегированы эти полномочия. Часто встречается ситуация, когда в стандартный бланк (например, в унифицированные формы по учету труда и его оплаты) вписана должность и фамилия генерального директора, а исполняющий обязанности перед наименованием должности от руки пишет «и. о.» и ставит свою подпись. Получается, что подпись и расшифровка подписи не совпадают. В то же время в реквизит «подпись» должны входить наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Такие требования предусмотрены пунктом 3.22 ГОСТ Р 6-30/2003. Учтите, что такой должности, как «исполняющий обязанности», не существует. Поэтому исполняющий обязанности должен указывать в документах ту должность, которую он занимает по штатному расписанию фирмы.

При подготовке документов на подпись исполняющему обязанности генерального директора не забывайте изменять в бланках наименование должности и расшифровку подписи. Несовпадение должности, подписи и расшифровки сделает документ юридически недействительным.

В каких случаях нужна доверенность

Если ни устав, ни трудовой договор с руководителем не предусматривают возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить гражданско-правовую доверенность с указанием переданных доверенному лицу полномочий.

Доверенность

- это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ).

Доверенность - понятие гражданского, а не трудового права. Она призвана регулировать именно внешние отношения фирмы.

Доверенность от имени фирмы выдается за подписью ее руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати фирмы. Она выдается на срок не более трех лет, а если срок не указан, действует лишь в течение одного года с момента выдачи.

Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время ее отменить. А лицо, которому выдана доверенность, вправе отказаться от нее в любое время (ч. 1 ст. 188 ТК РФ).

В каком случае действия, совершенные исполняющим обязанности генерального директора в его отсутствие, могут быть признаны незаконными?

Это может произойти, если полномочия генерального директора были переданы устно, без оформления соответствующего приказа, а также если полномочия по заключению договоров с контрагентами переданы без доверенности. Скорее всего арбитражный суд решит, что гражданско-правовые сделки, оформленные в этот период, были заключены ненадлежащим лицом, и признает их недействительными. И хотя арбитражная практика признает законными сделки, даже если полномочия руководителя фирмы были переданы другому лицу только приказом, без оформления доверенности (постановление Президиума Высшего арбитражного суда РФ от 24 марта 1998 г. № 6813/97), наличие доверенности избавит вас от небходимости доказывать правомочность издания приказа. Передача полномочий генерального директора приказом не должна противоречить уставу фирмы (в нем может быть закреплено, например, что полномочия генерального директора передаются только по доверенности).

Как оплачивать временное исполнение обязанностей

Дополнительныe трудозатраты требуют дополнительной оплаты труда. Статья 151 Трудового кодекса РФ говорит о том, что за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника положены доплаты. Размер этих доплат устанавливается соглашением сторон трудового договора.

В разъяснении Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 г. № 820/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (оно действует в части, не противоречащей Трудовому кодекса РФ) сказано следующее. Временно исполняющему обязанности выплачивается разница между его фактическим окладом (должностным, персональным) и должностным окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). Таким образом, доплата может составлять разницу в окладах генерального директора и того сотрудника, который его временно замещает.

Нужно ли доплачивать за исполнение обязанностей генерального директора его заместителю, если замещение директора - прямая обязанность этого сотрудника по трудовому договору?

Нужно. До недавнего времени действовали абзацы 3 и 4 пункта 1 разъяснения «О порядке оплаты временного заместительства», которые предусматривали, что разница в окладах не выплачивается штатному заместителю или помощнику отсутствующего работника (в данном случае генерального директора), а также главному инженеру, который замещает отсутствующего руководителя. Однако Верховный суд РФ определением от И марта 2003 г. № КАС 03-25 отменил этот пункт как ущемляющий права сотрудников и противоречащий статье 151 Трудового кодекса РФ. Таким образом, любому сотруднику, в том числе и штатному заместителю генерального директора, нужно доплачивать за временное исполнение обязанностей руководителя.

Пример

Генеральный директор ЗАО «Альфа» А.В. Львов ушел в отпуск, а на время своего отсутствия приказом назначил коммерческого директора П.Ю. Ромашова исполняющим обязанности руководителя фирмы. С Ромашовым было заключено дополнительное соглашение к трудовому договору о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника. Для представительства перед контрагентами фирмы генеральный директор выдал Ромашову доверенность. Документы были оформлены таким образом.

Условия заключения трудового договора с генеральным директором

У генерального директора фирмы двойственный статус. Он является одновременно и сотрудником, состоящим с фирмой в трудовых отношениях, и единоличным исполнительным органом фирмы (ст. 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Как руководитель он решает все хозяйственные и управленческие вопросы фирмы. Как сотрудник обязан действовать в рамках трудового договора и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ч. 3 ст. 69) устанавливает, что на отношения между генеральным директором и обществом действие законодательства Российской Федерации о труде распространяется в части, не противоречащей положениям этого Федерального закона.

До заключения трудового договора с генеральным директором фирмы должно быть принято решение уполномоченного органа фирмы о его избрании (назначении) на должность. В акционерном обществе решение оформляется протоком общего собрания акционеров или совета директоров общества, а в обществе с ограниченной ответственностью - протоколом общего собрания участников. Если в организации только один собственник, то генеральный директор назначается на основании решения единственого участника (акционера).

Прежде чем заключить договор с генеральным директором, проверьте, нет ли нарушений в процедуре принятия решения о его избрании (назначении).

Очень важно, чтобы решение было не только принято с соблюдением всех требований законодательства, но и правильно оформлено. Чтобы проверить правильность решения, обратитесь к уставу фирмы. В первую очередь необходимо проверить, к компетенции какого органа относится вопрос образования единоличного исполнительного органа, соблюдена ли процедура созыва собрания или заседания, соблюден ли необходимый для принятия решения кворум, кому поручено от имени фирмы подписать с избранным генеральным директором трудовой договор.

Если на должность генерального директора вы принимаете человека не из числа сотрудников фирмы, проследите, чтобы он не состоял в реестре дисквалифицированных лиц (ст. 32.11 КоАП РФ).

Для этого обратитесь в МВД России с соответствующим запросом. Сотрудникам, которые подверглись дисквалификации, запрещено занимать руководящие должности в исполнительном органе фирмы на срок от шести месяцев до трех лет (ст. 3.11 КоАП РФ). Работа в качестве руководителя фирмы для него будет означать неисполнение административного постановления или приговора, что влечет предусмотренную законом ответственность для директора и может нанести урон репутации фирмы.

Как оформить на работу генерального директора

Трудовой договор с руководителем организации имеет ряд существенных особенностей, а именно:

• почти всегда заключается на определенный срок, установленный в учредительных документах фирмы или соглашением сторон (ст. 275 ТК РФ), хотя не исключен и трудовой договор на неопределенный срок. Помните, что максимальный срок срочного трудового договора - пять лет (ст. 58 ТК РФ);
• может предусматривать условие об испытании на срок до шести месяцев. По общему правилу испытательный срок при приеме на работу не должен превышать трех месяцев, но для генерального директора, главного бухгалтера и их заместителей этот срок может быть вдвое больше (ст. 70 ТК РФ). Однако условие об испытании может быть установлено только в том случае, если гендиректор назначен, а не избран на должность. Ведь испытание не устанавливается для сотрудников, избранных на выборную должность или принятых на работу по конкурсу (ст. 70 ТК РФ);
• может содержать дополнительные условия для его расторжения (см. главу «Увольнение генерального директора»).

Помимо основных существенных условий трудового договора включите в него дополнительное условие об ответственности за обеспечение охраны конфиденциальности информации. Такое обязательство руководителя предусматривается пунктом 6 статьи 11 Федерального закона от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

Кто должен подписывать с генеральным директором трудовой договор от имени фирмы?

Поскольку генеральный директор не может подписать трудовой договор, выступая одновременно и как сотрудник, и как представитель фирмы, от имени работодателя его подписывает собственник имущества фирмы или уполномоченный на это сорудник. В акционерном обществе, как правило, это председатель совета директоров (наблюдательного совета) общества или лицо, уполномоченное советом директоров (наблюдательным советом) (п. 3 ст. 69 Федерального закона «Об акционерных обществах»). В обществе с ограниченной ответственностью это председательствующий на общем собрании участников общества, на котором избран генеральный директор или участник общества, уполномоченный решением общего собрания (п. 1 ст. 40 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Кто подписывает трудовой договор с генеральным директором, который является единственным учредителем фирмы?

В этом случае трудовой договор с генеральным директором заключать не нужно. Дело в том, что нормы главы 43 Трудового кодекса РФ, регулирующие трудовые отношения с руководителем организации, не распространяются на тех руководителей, которые являются единственными участниками (учредителями) фирмы. Их деятельность по управлению фирмой регулируется нормами гражданского, а не трудового права. Поэтому не надо оформлять на них и никакие кадровые документы: приказ о приеме на работу, трудовую книжку, личную карточку.

В какой форме издается приказ о приеме на работу генерального директора и кто его должен подписывать?

На этот вопрос законодательство ответа не дает, поэтому мнения юристов разделились. Одни считают, что генеральный директор должен издавать приказ о вступлении в должность, который составляется в свободной форме. Обосновывается это тем, что генеральный директор не может сам себя принять на работу, а у собственников фирмы нет полномочий издавать кадровые приказы. Другие полагают, что нужно издать приказ о приеме генерального директора на работу по унифицированной форме № Т-1, который подписывает сам директор. В подтверждение этой позиции приводится пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», где говорится, что все первичные документы, на основании которых начисляется зарплата, должны быть выполнены по унифицированной форме.

Однако основанием для начисления заработной платы в соответствии со статьей 255 Налогового кодекса РФ является не приказ о приеме на работу, а трудовой договор с обязательным условием об оплате труда. Таким образом, приказ по унифицированной форме в отношении директора становится излишним. Полагаем, что генеральный директор может издать приказ о вступлении в должность в текстовой форме, который будет носить информационный характер.

Какой документ указывать в трудовой книжке генерального директора в качестве основания для приема на работу?

В графе 4 трудовой книжки укажите дату и номер протокола об избрании (назначении) на должность генерального директора. Можно указать и реквизиты приказа о вступлении в должость, но это не обязательно, ведь основанием для приема директора на работу является решение уполномоченного органа.

Пример

На общем собрании акционеров ЗАО «Альфа» генеральным директором был избран А.В. Львов. Трудовые отношения с генеральным директором были оформлены такими документами.